احتراف صياغة المذكرات والتقارير الإدارية بإعداد القادة

هبه الخولي /القاهرة

تخضع المذكرة الإدارية والتقارير لقواعد التحرير الإداري المتعلقة بتحرير المراسلات  والوثائق ، غير أنهما تتميزان عن الرسالة باستعمالهما للأسلوب غير المباشر  وتقليص نطاق المجاملة على اعتبار أنهما تتضمنان تعليمات و أوامر موجهة من الرئيس إلى مرؤوسيه.

حيث ينبغي استخدام أسلوب إداري يتسم بالصرامة و العقلانية بغرض تحفيز وإقناع المخاطبين، بطريقة تضمن الامتثال للتعليمات و الأوامر الواردة في المذكرة، ويمكن عند الاقتضاء ذكر المبررات و الأسباب الدافعة إلى تحرير المذكرة.

حول المذكرة الإدارية والتقاريرحاضرت الأستاذة أمينة عبد المطلب رئيس الإدارة المركزية للتدريب بالجهاز المركزي للتنظيم والإدارة ” سابقاً ” ومدرب معتمد بالاتحاد الأوربي الورشة التدريبية ” فاعلية التواصل والمراسلات وإعداد التقارير ” ، الذي تنفذه الإدارة المركزية لإعداد القادة الثقافيين برئاسة الدكتورة منال علام ، للعاملين بديوان عام الهيئة والأقاليم الثقافية وذلك عبر تقنية البث المباشر ، موضحة أنه يتوجب على المحرر توخي الإيجاز قدر المستطاع و الاكتفاء بطرح التوجيهات أو المعلومات بصيغ مجملة، وكذلك ينبغي تجنب الاسترسال والتطويل في الشرح  والتبرير، مما يؤدي إلى الانحراف بالمذكرة عن مقصدها الأساسي؛ لأنها ، خلافا للتقرير، لا تتطلب عملا تحليليا و لا عرضا مفصلا بل هي وثيقة يجري تداولها داخل الإدارة لنقل تعليمات من الرئيس الإداري إلى مرؤوسيه أو لتبليغ معلومات أو توجيهات إلى بعض المستخدمين أو جميعهم.