بقلم
أ.د جمال شحاتة
إن انخفاض الإنتاجية في مكان العمل ليس بالأمر غير المألوف علي كل ممارس للإدارة. تشير الأبحاث إلى أن إنتاجية الموظفين في أماكن عملهم تصل إلى 60٪ فقط. و نتيجة لذلك، لا تستطيع الشركات تلبية مطالب عملائها ، مما يؤدي بهم إلى خسارة المليارات بسبب هذا التاخير كل عام.
و السؤال هو، لماذا يحدث هذا؟ نرجو أن تستمر في القراءة لكي تكتشف الأسباب الأكثر شيوعًا والتي تجعل موظفيك يعانون من انخفاض مستويات الإنتاجية في مكان العمل.
ماهى أسباب ضعف الإنتاجية في مكان العمل؟
(1) تعدد المهام Multitasking
للأسف هنلك اختلاف بين علماء الإدارة والمهنين فيما يتعلق بأهمية قضية تعدد المهام من عدمه. ومع ذلك، هل تعلم أنه وفقًا لبحث هام قامت بها Bryan College ، توصل إلي حقيقة غريبة وهي أن موظفين جيل الألفية (وهم القوة العاملة الرئيسية في الوقت الحاضر ) يكلفون الاقتصاد العالمي حوالي 450 مليار دولار سنويًا بسبب عاداتهم في تعدد المهام؟ تخيل كم تصل التكلفة إذا ما اضيف باقي العاملين من مختلف الأعمار.
عزيزى القارئ إذا كنت مديرًا تنفيذيًا لشركة أو مديرًا كبيرًا، فربما ترغب في تكليف موظفيك بأكبر عدد ممكن من المهام، معتقدًا أنهم بهذه الطريقة لن يكونوا أبدًا في وضع يجعلهم ليس لديهم ما يفعلونه. إذا كان هذا هو نهجك حقًا، أقترح عليك التفكير في هذا الأمر أكثر من مرة.
تخيل أن هناك مشروعين (أ و ب) يجب إنجازهما وكل واحد منهما يستغرق أسبوعًا واحدًا ليكتمل. الآن ، لنفترض أن زملائك بدأوا العمل ذهابًا وإيابًا على المشروعين، دون تركيز انتباههم على أي منهما. سيتم الانتهاء من كلا المشروعين بعد أسبوعين، ولكن محاولة القيام بأكبر قدر ممكن من العمل ستؤخر المشروع أ لمدة أسبوع كامل دون أي فائدة للمشروع ب.
فبدلاً من ذلك، عندما يركز أعضاء فريقك على مشروع واحد في كل مرة، سيتمكنون من إنهاء المشروع أ في غضون أسبوع واحد والمشروع ب في غضون أسبوعين. لذا احذر من تعدد المهام بشكل غير مدروس.
(2) زيادة الضغوط في مكان العملWorkplace Stress
هناك مشكلة كبيرة أخرى تسبب انخفاض الإنتاجية وهي زيادة الضغوط في مكان العمل. حيث أظهرت دراسة أجرتها Health Advocate أن هناك حوالي مليون موظف يعانون من انخفاض الإنتاجية بسبب الإجهاد ، والذي يكلف الشركات 600 دولار- لكل عامل- كل عام.
فعندما يلاحق زملائك القلق المتعلق بالوظيفة، فإنهم يفقدون التركيز، ويتشتت انتباههم ويكونون غير قادرين على إكمال مهامهم بأفضل طريقة ممكنة. وقد يقفزون من مهمة إلى أخرى ، ويفكرون في أفضل طريقة للاستفادة من وقتهم وإنهاء أكبر قدر ممكن من العمل. مما يؤدي إلى تعدد المهام وكما نعلم بالفعل ، هذا ليس بالأمر الجيد للإنتاجية.
سبب آخر لزيادة مستويات التوتر في المنظمة هو عندما يكون أعضاء فريقك مثقلين بالكثير من المهام في وقت واحد. ستجد حتما زملائك يتشتت انتباههم باستمرار وذلك بسبب المهمة التالية التي يحتاجون إلى العمل عليها وعدم قدرتهم على تركيز انتباههم على شيء واحد.
هل تعتقد أنهم سيكونون منتجين؟ اشك فى ذلك. وحتما سيؤدي هذا إلى تراكم الأسراف أو التبذير غير الضروري في مؤسستك. و في حال كان مكان عملك مرهقًا للغاية وبه ضفوط عمل عالية، يجب عليك أن تبدأ في التفكير في طرق جديدة لتغيير ذلك، وإلا فستواجه مشكلة انخفاض مستويات الإنتاجية بشكل كبير. لذا احذر من انتشار ضغوط العمل في مؤسستك وإلا ستواجه مشكلة انخفاض حاد في الإنتاجية.
(3) عدم الشعور بالانتماء Lack of sense of belonging
قد يكون أحد الأسباب المهمة لانخفاض إنتاجية الموظفين هو حقيقة أنهم لا يشعرون بأنهم ينتمون إلى الشركة التي هم جزء منها. من المهم لكل رئيس تنفيذي أو مدير أولا التأكد من أن بيئة العمل داخل المنظمة هي بيئة مرحبة بالتعيينات الجديدة ولا تجعل الوافدون الجدد يشعرون بعدم التقدير.
قبل التوظيف، يجب عليك كمدير ناجح توصيل مبادئ وقيم شركتك أولاً للتأكد من مشاركة الجميع لها حت يكون من السهل عليهم اتباعها في المستقبل. خلاف ذلك ، سيزداد احتمال أن تكون القوى العاملة الجديدة أقل إنتاجية من البقية الأخري، فقط لأنهم سيشعرون أنهم ليسوا في المكان المناسب للعمل
(4) عدم الاعتراف والتقدير Lack of Recognition
يعد تزويد الموظفين بالاعتراف بالعمل الجيد الذي قاموا به من أسهل مهام الإدارة. ومع ذلك ، يتم إهمالها بسهولة. على سبيل المثال ، أظهرت دراسة في القطاع المالي أن 20٪ فقط من الموظفين يشعرون بالتقدير الشديد في العمل. عندما لا يتم الاعتراف بالعاملين في منظمة واحدة على الجهود التي يبذلونها، فإنهم يثبطون الدافع، مما يقلل من إنتاجيتهم. بمجرد حدوث ذلك، سيبدأ الرؤساء التنفيذيون في مواجهة مشكلة الموظفين غير الراضين، الذين لن يتم توجيه انتباههم نحو أداء عملهم بأفضل طريقة ممكنة. بدلاً من ذلك ، سيرسلون السير الذاتية ويتقدمون لوظائف مختلفة.
الاعتراف والتقدير هو أعلى شكل من أشكال التغذية الراجعة ومن السهل تقديمها. إذا كنت مديرًا كبيرًا ، فتأكد من أن الأشخاص في مؤسستك يشعرون بالتقدير ببساطة عن طريق إخبارهم بكلمات مشجعة مثل “أحسنت” و “عمل رائع” و “شكرًا لك”. ان فعلت ذلك، أعدك بأنهم سيشعرون بتحسن كبير تجاه وضعهم في الشركة ، مما سيزيد من إنتاجيتهم..
(5) السلوك السام في مكان العمل Toxic Workplace Behavior
يعد وضع قواعد للسلوك الجيد بين الأشخاص في مؤسستك أمرًا بالغ الأهمية لإنتاجيتهم. قد تعتقد أن التنمر في مكان العمل أصبح شيئًا من الماضي، ومع ذلك ، لا يزال هناك العديد من الموظفين الذين يعانون منه.
غالبًا ما يحدث السلوك السام في مكان العمل نظرًا لوجود بعض الأشخاص الذين يحاولون تخريب بيئة العمل والتلاعب بها. يمكن ملاحظة ذلك في كثير من الأحيان في المؤسسات الأكبر، حيث يستخدم بعض الموظفين أساليب خداعية من أجل التقدم في حياتهم المهنية والارتقاء في سلم الشركات علي حساب زملائهم.
هذا النوع من السلوك سيجعل أعضاء الفريق المتأثرين غير سعداء ، مما سيجبرهم على التفكير في موقعهم في الشركة على المدى الطويل. هل تعتقد أن الناس سيبقون في شركتك إذا لم يروا مستقبلًا فيها؟ أنا أشك في ذلك بجدية عزيزي القارئ.
وقد يترائى إلي ذهنك ايه المسئول “حسنًا ، ولكن ماذا أفعل حيال ذلك؟” الأمر بسيط – يبدأ حل كل مشكلة من توصيلها بالأشخاص الضروريين. عندما تريد حدوث تغيير إيجابي ، فأنت بحاجة إلى إعداد تدفق مستمر لمشاركة المعرفة بينك وبين فريقك في شكل ما يسمى “حلقات التغذية الراجعة “. وبهذه الطريقة، مهما كانت المشكلة في عملك، بمجرد أن تتمكن من تشخيصها مبكرًا، بسبب التعرف علي اسبابها وجذورها بالتعاون مع فريق العمل ، ستنجح أيضًا في القضاء عليها بسهولة أكبر. المهم نشخص بصدق.
(6) الهيكل التنظيمي السيئ Damaged Organizational Structure
قد يكون الهيكل التنظيمي السيئ داخل شركتك سببًا رئيسيًا آخر لإنتاجية موظفيك المنخفضة. قد يتخذ هذا العديد من الأشكال ولكنه يحدث عادةً عندما تفشل في تحسين سير العمل بأفضل طريقة ممكنة.
في كثير من الأحيان ، وجدنا من خبرتنا وفي مواقف عديدة، خاصة في المؤسسات الأكبر حجمًا ، وجود نقص في التماسك بين الإدارات. فيجب أن تعمل جميع الأجزاء الفردية أو الأقسام المختلفة بالهيكل لشركة واحدة على تحقيق نفس الهدف. حتى لو كان هناك ارتباك بسيط فيما يتعلق بمن هو المسؤول عن ماذا، فإن احتمال انخفاض الإنتاجية في مكان العمل سيزداد بشكل كبير. لابد من وحدة الهدف النهائي حتي نمنع التضارب والصراع وضياع الموارد في الخلافات التي لا عائد منها.
ويكمن حل هذه المشكلة في شكل التزامن. يجب أن يعرف كل فرد في فريقك ما الذي يعمل عليه الآخرون وما هو التقدم في المهام المطروحة ومسئولية كل طرف بدقة. يمكن القيام بذلك بمساعدة لوحة الإدارة المرئية Visual Management Aid التي ستسمح لكل عضو في فريقك بنقل المهام تدريجيا من “جاهز للبدء” إلى “قيد التقدم” إلى “تم”.
وتعتبر هذه الإستراتيجية أساسية لمنهجية الإدارة اللينة أو المرنة لأنها ستعمل على مواءمة جهود فريقك وتزويدك بهيكل يخلق الإنتاجية والكفاءة في جميع أنحاء منظمة العمل بأكملها. اذا الدرس هنا هو ان الهيكل التنظيم خلق لتوحيد الجهود والرؤية وكوسيلة مساعدة للإنجاز المشترك وغياب ذلك حتما سيؤدي إلي إنهيار الإنتاجية
(7) كثرة الاجتماعات Too Many Meetings
يعد عقد الاجتماعات جزءًا لا يتجزأ من عمل أي شركة لأن هذه هي الطريقة التي يتم بها إنشاء الأفكار لنمو حجم الأعمال ، وتقييم التوقعات المختلفة – التي تمت مناقشتها وأداء الفريق -. ومع ذلك ، في كثير من الحالات، تميل المنظمات إلى جدولة الاجتماعات بين الموظفين حتى في أصغر الحالات. وقديصبح هذا نشاط مهدر يستهلك الكثير من وقت العاملين لديك وبالتالي يتركهم غير منتجين.
تتمثل الطريقة الأفضل في استخدام الإجتماعات السريعة اليومية حيث يقوم أفراد الفريق معًا بمراجعة بالمهام التي تم الانتهاء منها أو تلك قيد التقدم أو تلك التي ستبدأ قريبًا، مما يحقق أداء متزامن جيد بينهم. ستعمل هذه الاستراتيجية على إبقاء الإدارة العليا على اطلاع دائم بما يجري داخل مؤسساتهم ولن يضيع الموظفون الوقت في التفكير فيما هو متوقع منهم.
(8) سوء الادارة Poor Management
سبب رئيسي آخر لمستويات الإنتاجية المنخفضة في مكان العمل هو سوء الإدارة. تشير الأبحاث إلى أن ما يقرب من 80٪ من الموظفين عانوا من إدارة سيئة، مما يثبط عزيمتهم لتقديم أفضل ما لديهم للشركة التي يعملون بها. إن اسوء ما ترى في حياتك عزيزى القارئ هو سوء الإدارة.
لا يزال هناك العديد من المديرين في المؤسسات الذين يميلون إلى إدارة مرؤوسيهم بدقة واتخاذ شكل الرؤساء الذين تتمثل مهمتهم الوحيدة في طلب المزيد والمزيد. في عالم اليوم ، هذا التكتيك لم يعد يعمل. لا تتطلب الشركات في الوقت الحاضر رؤساء بل قادة يقودون التغيير ويدفعون شركاتهم إلى الأمام. من أجل تحسين إنتاجية العاملين لديك، فإن أفضل شيء يمكنك القيام به هو التخلي عن الطريقة الهرمية في الإدارة، ويجب تقليص الأنا الشخصية وحب الذات وان تتحول إلي بناء فريق تسعى فيه لتقدير الجميع وحثهم علي العمل المشرتك الفاعب نحو تحقيق هدف مشترك واحد.
(9 ) الإحتراق الداخلي للعاملين Employees” Burnout
هل سبق لك أن لاحظت أن أعضاء منظمتك أقل تركيزًا من الآخرين وعادة ما يفهمون المعلومات الجديدة بشكل أبطأ بكثير؟ اجزم لك انك سترى ذلك يحدث من حين لأخر. لكن لا تقلق، فهم ليسوا في حالة فوضى ، لكنهم قد يفتقرون إلى النوم بسبب الإرهاق والإحتراق الداخلي المستمر.
وجدت الدراسات السابقة ان الشركات الأمريكية تخسر حوالي 60 مليار دولار بسبب الإنتاجية المنخفضة الناتجة عن الحرمان من النوم. تحدث هذه المشكلة عادةً بسبب الثقافة السائدة في شركتك والتي قد تكون غير صحية. لذا عليك أن تطرح على نفسك هذه الأسئلة: “هل الإجهاد والإحتراق الداخلي في مكان العمل مفرط؟” ، “هل تثقل كاهل موظفيك بالمهام التي يجب الانتهاء منها بعد ساعات العمل؟” ، “هل البيئة في شركتك غير مرحب بها؟”.
إذا أجبت بـ “نعم” على هذه الأسئلة ، فعليك التصرف من أجل تقليل الإرهاق المهني للموظفين وبالتالي جعل ثقافة شركتك أكثر صحة.
وخلاصة القول:-
عرضا فيما سبق 9 من الأسباب الأكثر شيوعًا لعدم الإنتاجية والشائعة حول العالم بين الموظفينبشكل لا يلبى توقعات منظماتهم. قد تكون بعض االأرقام التي عرضت أعلاه مخيفة للشركات، ومع ذلك ، لا داعي لليأس. كل ما عليك فعله هو أن تأخذ بعض الأشياء المذكورة أعلاه، وتأكد من عدم حدوثها في شركتك، وأعدك بأن موظفيك سيكونون أكثر إنتاجية من أي وقت مضى. و فيما يلي نحدد لك عزيزى القارئ أهم نصائح حول كيفية تحقيق أقصى استفادة من موظفيك والتأكد من الحفاظ على إنتاجيتهم إلى أقصى حد.
ونقترح الطرق التالية لتحسين الإنتاجية بين العاملين في كافة المنظمات والتي تشمل:-
1. كن فعالاً
ادرس طريقة عملك الحالية، وكن منفتحًا على إمكانية تغيير طريقة عملك. تذكر أنه من المهم أيضًا إنشاء قوائم قصيرة وطويلة المدى كما هو الحال بالنسبة لتحديد أولويات المهام ، خاصة في الأعمال التجارية الصغيرة.
هل هناك طريقة أفضل يمكن للموظفين من خلالها تنظيم يومهم لتمكينهم من تحقيق أهدافهم اليومية؟ زود كل فرد من الموظفين بخطة وشجع كل منهم على عمل قائمة للتأكد من إكماله للوظائف ذات الأولوية في الوقت المحدد والبقاء في المهمة طوال اليوم، مما يؤدي إلى كفاءة العمل.
2. عليك بالتفويض
يأتي التفويض مع عنصر المخاطرة ، ولكن زيادة المسؤولية مهمة لتحسين الروح المعنوية والرضا الوظيفي لموظفيك. أعط مسؤوليات للموظفين المؤهلين الذين لديهم سجل حافل بالنجاح في مجال معين ، وثق في أنهم سيؤدون المهام بشكل جيد. إذا سمحت للموظفين بفرصة اكتساب المهارات والخبرة القيادية، فسوف يفيد ذلك شركتك ويزود موظفيك بشعور بالإنجاز والتوجيه في حياتهم المهنية.
3. تقليل الإلهاءات ووسائل تشتيت العاملين
يمكن أن تكون وسائل التواصل الاجتماعي عاملا قاتلا للإنتاجية، ولكن ليس من العملي أن يكون لديك سياسة عدم استخدام الهاتف. بدلاً من ذلك، حاول الحفاظ على تركيز الموظفين وانخراطهم مع السماح لهم بالتنفس.
4. تزويد العاملين بالأدوات والمعدات المناسبة
يعد تزويد الموظفين بالأدوات والمعدات المناسبة أمرًا مهمًا حتى يتمكنوا من أداء واجباتهم بكفاءة وفي الوقت المحدد. لا يوجد شيء يؤدي إلى نتائج عكسية أكثر من قضاء الوقت في انتظار طباعة الأوراق لأنك لا تمتلك جهاز طباعة سريعًا.
تُحدث البرامج والمعدات الحديثة عالية الجودة فرقًا كبيرًا ليس فقط في القوى العاملة ولكن أيضًا في كيفية فهم شركتك. وفر الوقت والجهد باستخدام معدات مثل الطابعة متعددة الوظائف ، والتي يمكن أن تعمل كطابعة وماسحة ضوئية وآلة تصوير وجهاز فاكس.
5. حاول تحسين ظروف العمل
تتراوح درجة حرارة العمل المريحة بين 68 و 70 درجة فهرنهايت (20-21 درجة مئوية). البيئة شديدة الحرارة أو شديدة البرودة تشتت الانتباه عن التركيز، حيث سيقضي الموظفون وقتًا أطول في التجول للحصول على معاطفهم أو مروحة كهربائية. تأكد من أن كل من أنظمة التدفئة وتكييف الهواء في حالة جيدة عندما يحين الموسم المناسب.
6. تقديم الدعم للعاملين وتحديد أهداف واقعية لهم
المشكلة الشائعة للمديرين هي عدم وجود إحساس واضح وقوي بما إذا كان موظفوهم يتمتعون بأداء عالٍ أم لا.
هل يحتاج موظفوك إلى حافز للبقاء على المسار الصحيح؟ ساعدهم من خلال تقديم أهداف قابلة للتحقيق. تقديم توجيه واضح للمشرفين والموظفين للمساعدة في توضيح التوقعات. سيساعد ذلك على زيادة إنتاجيتهم ، حيث سيكون لديهم تركيز واضح وأهداف واضحة.
7. ممارسة التعزيز أو التحفيز الإيجابي
التشجيع والتحفيز والمكافأة. أخبر الموظفين أنهم يقومون بعمل جيد ووجه لهم النقد البناء فقط. الأهم من ذلك، تقديم حوافز شخصية لأداء العمل بشكل جيد – هل يمكن أن يحصلوا على عطلة مجانية أو تدعوهم لتناول قهوة مجانية بسبب تحسن ادائهم في مهامهم بما يتجاوز أدوارهم المحددة اي انجازهم تخطى المتوقع؟
يجب أن تشير بوضوح إلى نجاح أحد الموظفين للموظفين الآخرين لتنمية الشعور بالرضا وتحفيز الآخرين. عندما تحفز موظفيك على العمل بجدية أكبر والحصول على مكافآت في المقابل، فمن المرجح أن يضعوا زيادة الإنتاجية في مرتبة عالية في قائمة مهامهم نظرا لأحساسهم بالحاجة للتحفيز والشعور بالتميز .
8. تأكد من أن الموظفين سعداء
مكان العمل المجهد لن يسفر عن نتائج. وجدت البحوث أن العمال الذين يعملون باستمرار في ظل ظروف شديدة التوتر أقل إنتاجية ولديهم مستويات أعلى من الانسحاب والتغيب … لذا يجب ان تحقق لهم السعادة.
إن إظهار الموظفين إلى أي مدى تقدرهم الشركة وتحترمهم وتقدرهم على المستوى الشخصي أمر ممتع – ولكن غالبًا ما يتم تجاهله. فإذا كنت تريد أن يعمل موظفوك بأفضل ما لديهم ، فجرّب بعضًا من هذه النصائح واستمتع بالمزايا. شجع الموظفين على إيقاف تشغيل هواتفهم المحمولة ولكن خذ فترات راحة منتظمة يمكنهم خلالها التحقق من هواتفهم بحرية دون قيد. سيضمن ذلك أن الوقت الذي يقضونه على مكاتبهم أكثر إنتاجية.
9. تحسين التوافق الثقافي مع التوظيف بطريقة أفضل
مهم جدا فحص الموظفين المستقبليين، أولاً وقبل كل شيء، لمعرفة مدى توافقهم مع القيم الأساسية للمنظمة. مثل هذا التركيز القوي على الملاءمة بين الثقافة التنظمية وسياسة الإستقطاب وحتى قبل تسجيل الموظفين لساعة عملهم الأولى يمكن أن يوفر الوقت والمال ويمنع حدوث ضعف الإنتاجية.
10. تحسين مهارات الموظفين من خلال التدريب
بمجرد اختبار العاملين الجدد وتوظيفهم وأثناء العمل، يعد التدريب جزءًا أساسيًا من ضمان الإنتاجية. هناك الكثير من المهارات التي يمكنك مساعدة موظفيك على تطويرها لتحسين إنتاجيتهم – من المهارات اليومية الصغيرة مثل الكتابة باللمس ومعالجة جداول البيانات، إلى المهارات الأكبر مثل تطوير أسلوب إدارة الوقت المثالي لعملهم.
11. أنجز المزيد مع العمل عن بعد
العمال عن بعد أكثر إنتاجية. تشير الأبحاث في مجال إدارة الموارد البشرية في موضوع الإنتاجية بأن العاملون عن بعد أكثر إنتاجية من غيرهم، فهم يسجلون ساعات أكثر، ويأخذون إجازات مرضية أقل ، ويعملون بشكل أفضل ، وبشكل عام أكثر انخراطًا في العمل.
12. قياس الإنتاجية
من الأشياء الهامة لزيادة الإنتاجية هو تدريب الإدارة والعاملين علي قياس الإنتاجية بشكل دائم سواء كانت لأعمال قابلة للقياس مثل عمال الإنتاج أو سواء كانت لمهام غير قابلة للقياس مثل المعرفة…وهذا يستلزم تطوير برنامج لتوثيق الإنتاجية ومتابعة تتطورها بالشركة باستخدام اساليب القياس الحديثة سواء كانت لعمل ملموس او غير ملموس وهناك الكثير المتاح في هذا الشأن
والخلاصة: من يتعلم تشخيص مشكلات الإنتاجية بدقة وتحديد الطريق لإصلاحها بالطرق الحديثة المذكورة اعلاه حتما سينطلق بمؤسسته لأفاق العالمية ولن تعاني مؤسسته من اي علامات ضعف أو إنهيار مهما كانت الظروف السوقية المحيطة بمؤسسته.
خالص تحياتي
More Stories
يوم اليتيم بآداب المنوفية… احتفالية إنسانية بروح العيد ترسم البهجة في قلوب الأطفال
مروة أبوسالم حين تتحول الإنسانية إلى رسالة والإعلام إلى نور يصنع الأمل
التطوع:صناعة البطل الحقيقي